Téléchargez gratuitement votre modèle d’état des lieux pour logement meublé en PDF et Word

En bref

• Un état des lieux détaillé protège le bailleur comme le locataire au début et à la fin d’un contrat location meublé.
• Le formulaire doit distinguer clairement l’entrée de la sortie, décrire chaque pièce, relever les compteurs et préciser le nombre de clés remises.
• Dans un logement meublé, l’inventaire du mobilier et des équipements fait partie du dossier à conserver avec le bail.
• Le téléchargement PDF convient à un document finalisé et imprimé. Le téléchargement Word reste plus pratique pour adapter les rubriques au bien loué.
• Des photos datées, lisibles et associées à des observations écrites limitent les désaccords lors de la remise des clés.

Modèle gratuit d’état des lieux meublé en PDF et Word à adapter au logement

Un modèle gratuit d’état des lieux évite de démarrer avec une simple feuille où figurent quelques mentions vagues comme « bon état ». Cette formule ne suffit pas lorsqu’un canapé, une plaque de cuisson, un lave-linge ou des stores font partie de la location. Un document propre doit permettre de comparer l’état de chaque élément entre l’entrée et la sortie, sans laisser place à l’interprétation.

Le format Word est utile lorsque le logement comporte des particularités. Une maison meublée avec garage, jardin, dépendance, deux salles d’eau et de nombreux équipements demande plus de lignes qu’un studio de 20 m². Le locataire ou le bailleur peut ajouter des rubriques, préciser les références d’un appareil, intégrer les numéros de compteurs et créer un inventaire du mobilier sur plusieurs pages.

Le PDF s’emploie plutôt une fois le document stabilisé. Il limite les modifications accidentelles après signature et se transmet facilement par courriel. Un formulaire peut être rempli à l’écran, imprimé en deux exemplaires, puis signé par les deux parties. Chaque signataire conserve son exemplaire avec le bail meublé et les annexes éventuelles.

Un modèle Word peut être obtenu via ce téléchargement d’un modèle Word pour location meublée. Avant de l’utiliser, vérifiez que les pages prévues couvrent bien toutes les pièces, les annexes, les compteurs et l’inventaire. Un document gratuit trop court devient vite inutilisable s’il manque la liste des meubles ou les observations sur les équipements.

Choisir le bon formulaire selon le type de bien

Le fond juridique reste le même pour un studio, un appartement ou une maison. La différence se joue sur la place nécessaire pour décrire les locaux et les biens mis à disposition. Un studio rassemble souvent couchage, cuisine et séjour dans une même pièce. Il demande donc une observation précise de chaque zone, même si le nombre de meubles est plus faible.

Dans un appartement meublé, les sources de désaccord se multiplient avec le nombre d’éléments fournis. Une rayure ancienne sur une table, une porte de placard qui ferme mal, une tache sur un fauteuil ou une hotte bruyante doivent apparaître sans approximation. Écrire « table abîmée » ne permet pas de savoir s’il s’agit d’un coin écaillé, d’une rayure de 5 cm ou d’un plateau gonflé par l’humidité.

Une maison meublée exige une méthode plus posée. Les volets, la terrasse, la cave, les portails, le système de chauffage, le ballon d’eau chaude et les éventuels équipements de jardin doivent être intégrés. Pour les installations techniques, un relevé lisible de la pression d’une chaudière, de l’état apparent des radiateurs ou de l’âge indiqué sur un chauffe-eau ne remplace pas un entretien professionnel, mais il documente leur situation à la remise des clés.

Le bon formulaire n’est pas celui qui contient le plus de cases. C’est celui qui permet de décrire réellement le bien loué, sans faire tenir une maison de 120 m² sur deux pages prévues pour un studio.

Mentions obligatoires d’un état des lieux pour un bail meublé

Un état des lieux établi dans le cadre d’un bail d’habitation est encadré par la loi du 6 juillet 1989 et par le décret du 30 mars 2016 relatif aux modalités d’établissement de ce document. Le contrat peut rester valable sans état des lieux, mais cette absence expose les parties à une présomption défavorable et à des litiges nettement plus difficiles à trancher. Dans la pratique, réaliser un état des lieux d’entrée et un état des lieux de sortie reste la règle.

Le document doit identifier clairement sa nature. Il faut indiquer s’il s’agit d’une entrée ou d’une sortie, la date à laquelle il est réalisé et l’adresse complète du logement. Les coordonnées du bailleur et du locataire doivent apparaître, ainsi que celles d’un mandataire, d’un agent immobilier ou d’un commissaire de justice lorsqu’il intervient.

Chaque pièce doit être décrite séparément. Les murs, plafonds, sols, portes, fenêtres, prises, interrupteurs, radiateurs, robinets, sanitaires et rangements doivent être examinés. Un terme tel que « état d’usage » peut être retenu, mais il est préférable de l’accompagner d’une observation concrète. Une peinture marquée au niveau d’une poignée, un joint noirci ou une lame de parquet rayée peuvent être consignés de manière factuelle.

Les informations qui doivent figurer sur le document

Les relevés de compteurs font partie des éléments à intégrer. Eau froide, eau chaude lorsqu’un compteur individuel existe, gaz et électricité doivent être relevés au moment de l’entrée puis à la sortie. Une photographie nette du cadran peut compléter le chiffre inscrit. Cette précaution évite les contestations sur les consommations facturées après le départ.

• La date de réalisation, l’adresse complète et la mention explicite « entrée » ou « sortie » doivent apparaître sur le formulaire.
• Les noms et coordonnées du bailleur, du locataire et, s’il y en a un, du représentant chargé de l’inspection logement doivent être lisibles.
• La description des pièces doit viser les revêtements, les ouvertures, les équipements fixes et les défauts constatés avec une formulation précise.
• Les relevés des compteurs d’eau, de gaz et d’électricité doivent être reportés, avec l’identification du compteur lorsqu’il y en a plusieurs.
• Le nombre de jeux de clés, badges, télécommandes, clés de boîte aux lettres et clés de cave doit être détaillé au moment de la remise des clés.
• Les signatures des deux parties valident le caractère contradictoire du document et chaque partie doit en recevoir un exemplaire.

L’état des lieux de sortie comporte quelques données supplémentaires. Il doit mentionner la nouvelle adresse communiquée par le locataire, la date de l’état des lieux d’entrée et les évolutions constatées. Le propriétaire ne peut pas se limiter à écrire « dégradations constatées ». Il doit pouvoir montrer ce qui était indiqué lors de l’entrée et expliquer la différence observée au départ.

La signature du garant n’est pas requise sur l’état des lieux. Son engagement découle de l’acte de cautionnement, qui est un document distinct. En revanche, bailleur et locataire doivent signer. Si l’un d’eux ne peut pas être présent, une procuration écrite peut habiliter une personne à le représenter. Elle doit identifier le mandant, le mandataire, l’objet de la mission, la date et être accompagnée d’une copie de la pièce d’identité du mandant.

Le locataire dispose aussi d’une marge après son arrivée. Il peut demander un complément dans les dix jours suivant la signature s’il découvre une anomalie non relevée. Pour les équipements de chauffage, la loi prévoit une possibilité de signalement durant le premier mois de la période de chauffe. Ces ajouts doivent être formalisés et conservés avec le document initial.

Une rédaction précise a plus de poids qu’un vocabulaire juridique compliqué. Les faits observables, datés et signés restent la base d’un dossier solide.

Inventaire du mobilier et équipements dans un logement meublé

La grande différence entre une location vide et un logement meublé se trouve dans l’inventaire. Le bailleur met à disposition des meubles et des équipements destinés à permettre une occupation normale des lieux. Ils doivent être recensés, décrits et associés à leur état. Sans cette liste, la discussion devient fragile lorsqu’un élément manque ou lorsqu’un appareil revient détérioré.

Le mobilier minimal d’une résidence principale meublée est défini par le décret du 31 juillet 2015. Il comprend notamment une literie avec couette ou couverture, un dispositif d’occultation dans les pièces destinées au sommeil, des plaques de cuisson, un four ou four à micro-ondes, un réfrigérateur avec compartiment de congélation, de la vaisselle, des ustensiles de cuisine, une table, des sièges, des rangements, des luminaires et du matériel d’entretien adapté au logement.

Cette liste réglementaire ne dispense pas de tout noter. Dans un logement fourni avec quatre assiettes creuses, six verres, deux poêles, une cafetière, un grille-pain et un aspirateur, l’inventaire doit les reprendre. Le niveau de détail doit rester proportionné. Il est inutile de relever la moindre petite cuillère avec une marque commerciale, mais il est utile d’indiquer une quantité cohérente, l’état et les défauts visibles.

Décrire plutôt que juger l’état des meubles

Pour le mobilier, les formulations vagues sont la source classique des retenues contestées. « Canapé correct » n’apprend rien. « Canapé trois places en tissu gris, accoudoir droit légèrement affaissé, tache de 3 cm sur l’assise gauche » est exploitable. La même logique vaut pour une machine à laver, un four, un matelas ou une table basse.

Un appareil électrique doit être identifié avec son type et son état apparent. Il est utile d’indiquer si un essai simple a été réalisé lors de l’entrée. Une plaque de cuisson peut être allumée quelques secondes, un lave-linge peut être vérifié visuellement et un réfrigérateur peut être mis sous tension. Un état des lieux ne constitue toutefois ni un contrôle de sécurité électrique ni un diagnostic de panne. Une anomalie technique persistante doit être signalée au bailleur sans attendre.

Les équipements de chauffage et d’eau chaude méritent aussi une ligne distincte. Une chaudière à gaz, une pompe à chaleur air-air, des convecteurs électriques ou un ballon d’eau chaude ne se contrôlent pas comme une chaise. Il faut relever leur présence, leur état apparent et, si disponible, la date du dernier entretien. Le locataire ne doit pas accepter de qualifier une installation de « parfaitement fonctionnelle » sans l’avoir utilisée ou sans justificatif d’entretien récent.

Lorsqu’un bien présente un système ancien, la location ne transforme pas le locataire en diagnostiqueur. Pour un projet de travaux dans un logement occupé, les arbitrages sur l’isolation, le chauffage ou le DPE demandent une analyse distincte. Les propriétaires peuvent consulter les repères d’un audit énergétique en 2026 avant d’engager une rénovation, mais cela ne remplace jamais les obligations de décence applicables à la location.

Une liste séparée est souvent plus lisible qu’un inventaire comprimé dans la description des pièces. Elle peut être annexée au document principal, à condition d’être datée, numérotée et signée comme le reste du dossier. Une page non signée, ajoutée après coup, ne présente pas le même niveau de preuve.

Associer l’inventaire à la remise des clés

La remise des clés ne consiste pas uniquement à compter deux clés de porte d’entrée. Il faut distinguer les badges Vigik, les télécommandes de portail, les clés de garage, les clés de cave, les clés de boîte aux lettres et les éventuels doubles. Un badge facturé 40 € ou une télécommande de garage à 70 € ne doit pas devenir un motif de discussion faute d’une ligne claire dans le document.

Un inventaire complet protège aussi le bailleur. Un meuble qui n’apparaît nulle part sera difficile à réclamer à la sortie. La précision à l’entrée évite donc autant les demandes injustifiées que les pertes non documentées.

Le mobilier n’est pas un détail annexe du bail meublé. Il constitue une partie identifiable du bien loué et doit être traité avec la même rigueur que les murs et les sols.

Remplir un état des lieux d’entrée avec photos et relevés utiles

L’état des lieux d’entrée doit être réalisé calmement, logement vide de cartons autant que possible et éclairé. Une inspection faite en dix minutes à la tombée du jour laisse passer les traces sur les murs, les joints usés, les éclats de faïence et les défauts d’ouverture. Prévoyez le temps nécessaire, surtout dans une maison ou un appartement de plus de 70 m².

La méthode la plus fiable consiste à avancer pièce par pièce, toujours dans le même ordre. Commencez par l’entrée, poursuivez avec le séjour, la cuisine, les chambres, les salles d’eau, les toilettes, les rangements et les annexes. Cette organisation réduit le risque d’oublier un placard ou un radiateur. Elle permet aussi de classer les photographies facilement.

Photographier les défauts sans créer un dossier inutilisable

Les photos ne remplacent pas le texte, mais elles consolident une observation. Une image d’ensemble situe l’élément dans la pièce. Un second cliché plus rapproché montre une rayure, un éclat ou une fuite. Il faut éviter les photographies sombres, floues ou prises de trop près, car elles ne permettent pas d’identifier clairement le défaut.

Les éléments qui demandent souvent une photo sont les luminaires, les prises, les robinets, les joints de douche, les fenêtres, les volets, les plaques de cuisson, les meubles tachés et les éléments fragilisés. Une trace d’humidité au plafond doit être photographiée et décrite. Elle ne doit jamais être présentée comme une dégradation imputable d’avance au locataire, car son origine peut relever du bâti, d’une fuite ou d’une ventilation insuffisante.

Chaque série doit être datée et conservée dans un dossier partagé ou envoyé par courriel aux deux parties. Le nommage peut rester simple, par exemple « cuisine_plan_travail_rayure » ou « salle_eau_joint_douche ». L’objectif n’est pas de produire 300 images pour un studio, mais de documenter les défauts réels et les équipements de valeur.

Une vérification attentive de la plomberie est utile, sans démontage. Ouvrez les robinets, observez les évacuations, regardez sous l’évier et sous le lavabo, actionnez la chasse d’eau et vérifiez si les joints visibles sont dégradés. Une fuite lente sous un meuble peut abîmer un sol en quelques semaines. Elle doit être signalée dès qu’elle est constatée, avec photo et trace écrite.

Les sujets liés à l’eau et au chauffage concernent directement la qualité du logement loué. Lorsqu’un propriétaire prévoit des travaux lourds, le financement peut être étudié séparément, par exemple avec les règles de l’éco-PTZ et son montant selon les travaux. Cette démarche n’a pas sa place dans l’état des lieux lui-même, qui doit rester descriptif et neutre.

Faire signer et distribuer les exemplaires

Deux exemplaires au minimum doivent être remis, un pour le bailleur et un pour le locataire. En version dématérialisée, chacun doit pouvoir conserver une copie identique et complète. Les annexes, l’inventaire, les photographies éventuellement jointes et la liste des clés doivent porter une référence claire.

Une signature électronique peut être utilisée si le procédé permet d’identifier les signataires et de préserver l’intégrité du document. Dans les faits, le papier signé reste souvent le plus simple lorsque les parties réalisent elles-mêmes la visite. L’important est de ne pas signer une page incomplète en promettant de la terminer plus tard.

Un bon état des lieux d’entrée n’accuse personne et ne préjuge d’aucune retenue future. Il constate ce qui est présent, ce qui fonctionne apparemment et ce qui montre déjà une usure visible.

État des lieux de sortie, vétusté et dépôt de garantie en location meublée

L’état des lieux de sortie se réalise avec le document d’entrée à portée de main. Il ne s’agit pas de refaire une description isolée du logement, mais de comparer. Une marque déjà signalée sur un parquet, une poignée ancienne ou un joint déjà noirci ne peuvent pas être attribués au locataire comme s’ils étaient apparus pendant le bail.

Le bailleur peut retenir sur le dépôt de garantie des sommes liées à des dégradations imputables au locataire, à des loyers ou charges impayés, ou à des réparations justifiées. Il doit pouvoir produire des éléments concrets, comme un devis ou une facture. Le dépôt de garantie d’un logement meublé est plafonné à deux mois de loyer hors charges, contre un mois pour une location vide.

Différencier dégradation et usure normale

La vétusté correspond à l’usure normale liée au temps et à l’usage habituel. Une moquette qui se ternit après plusieurs années, une peinture qui perd de son éclat ou un appareil ancien dont la durée de vie approche de sa limite ne justifient pas automatiquement une retenue. Une grille de vétusté annexée au bail peut préciser une durée de vie théorique et un abattement annuel.

À l’inverse, un trou important dans une porte, une vitre cassée, un meuble brûlé ou un appareil détérioré par un mauvais usage peuvent être imputés au locataire si l’état d’entrée montre que l’élément était en bon état. Le coût réclamé doit tenir compte de la vétusté. Faire payer le prix neuf d’un canapé de huit ans n’est pas cohérent lorsque sa valeur résiduelle est faible.

Le dépôt de garantie doit en principe être restitué dans le mois suivant la restitution des clés lorsque l’état de sortie est conforme à celui d’entrée. Le délai peut aller jusqu’à deux mois lorsqu’il existe des différences justifiant une retenue. Ces délais courent à partir de la remise des clés, à condition que le locataire ait communiqué sa nouvelle adresse.

Faire intervenir un commissaire de justice en cas de blocage

Lorsque bailleur et locataire ne parviennent pas à établir un document contradictoire ou que l’un refuse de le signer, un commissaire de justice peut être sollicité. Son constat est encadré et les frais sont partagés entre les parties dans certaines situations prévues par la loi. Cette solution est plus coûteuse qu’un document gratuit rempli ensemble, mais elle peut éviter un conflit plus long.

Ces montants correspondent aux tarifs mentionnés pour 2026, incluant les frais d’acte, la TVA, la taxe fiscale, les convocations et le déplacement selon les références tarifaires communiquées par le service public. Avant toute démarche, vérifiez le tarif actualisé et les règles de répartition applicables à votre situation.

Le désaccord ne se règle pas en ajoutant une phrase après coup sur un exemplaire unique. Si une observation est contestée, elle doit être signalée sur place, puis les parties peuvent rechercher un accord, solliciter la commission départementale de conciliation ou demander un avis juridique adapté. Un état des lieux bien rempli réduit fortement le terrain des contestations, car il remet les faits au centre de la discussion.

L’état des lieux est-il obligatoire pour une location meublée ?

Le bail peut exister sans état des lieux, mais son absence est risquée. Sans document contradictoire, la preuve de l’état initial du logement et du mobilier devient difficile. Il est recommandé de réaliser un état des lieux d’entrée et de sortie signé par les deux parties.

Combien d’exemplaires faut-il prévoir ?

Deux exemplaires au minimum sont nécessaires : un pour le bailleur et un pour le locataire. Si des annexes sont ajoutées, comme l’inventaire ou des photos, elles doivent être identifiables et conservées avec chaque exemplaire.

Peut-on modifier un état des lieux après la signature ?

À l’entrée, le locataire peut demander un complément dans les dix jours suivant la signature s’il constate un défaut non relevé. Une possibilité existe aussi durant le premier mois de chauffe pour les équipements de chauffage. L’état des lieux de sortie ne se modifie pas unilatéralement après signature.

Le propriétaire peut-il retenir le prix neuf d’un meuble sur le dépôt de garantie ?

Non, la retenue doit être justifiée et tenir compte de la vétusté. Un meuble ancien ne peut pas être facturé comme un article neuf si sa valeur a diminué avec le temps et l’usage normal.

Les photos ont-elles une valeur pour l’état des lieux ?

Oui, elles renforcent les observations écrites lorsqu’elles sont nettes, datées et reliées à une description précise. Elles ne remplacent pas le document signé, mais elles facilitent la preuve de l’état d’un mur, d’un meuble ou d’un équipement.